Nordea Asset Management 1 Dicembre 2023
Informativa sulla privacy di Nordea Asset Management
Nordea Asset Management si impegna a proteggere i vostri diritti individuali e a garantire la sicurezza dei vostri dati personali. La presente Informativa sulla privacy ha lo scopo di aiutarvi a capire quali dati personali raccogliamo su di voi, perché li raccogliamo, quali sono le nostre prassi di conservazione e condivisione, come vengono protetti i dati personali e quali sono i vostri diritti in materia di privacy.
Oltre alla presente Informativa sulla privacy, ulteriori informazioni sull’impostazione e l’utilizzo dei cookie sono contenute nella Politica sui cookie accessibile nel piè di pagina delle nostre pagine web.
Nordea Asset Management (“NAM”) è il nome operativo dell’attività di asset management controllata da NAM Holding e condotta dalle persone giuridiche Nordea Investment Funds S.A. e Nordea Investment Management AB e dalle loro filiali, succursali e uffici di rappresentanza. Con i termini “noi”, “ci” o “nostro” nella presente Informativa sulla privacy intendiamo NAM e ognuna delle sue filiali/succursali dirette o indirette.
Il titolare del trattamento dei vostri dati personali è la persona giuridica con cui stipulate il contratto. Un elenco dei titolari del trattamento dei dati in NAM è disponibile nella sezione 9 della presente Informativa sulla privacy.
Trattiamo i dati personali degli individui per una serie di motivi, in linea con tutte le leggi vigenti in materia di privacy e protezione dei dati. Nella presente Informativa sulla privacy, con il termine “voi” intendiamo il soggetto interessato in qualità di individuo i cui dati personali sono trattati da NAM, tra cui un (potenziale) cliente e i suoi dipendenti, funzionari, agenti o rappresentanti. Il termine “voi” può riferirsi anche ad altre parti rilevanti, come titolari effettivi, rappresentanti autorizzati e dirigenti, beneficiari, azionisti e parti associate.
La presente Informativa sulla privacy verte sui seguenti argomenti:
1. Quali dati personali raccogliamo
I dati personali sono informazioni relative a un individuo, utilizzabili da sole o con altre fonti di informazione ai fini della sua identificazione.
Nella maggior parte dei casi i dati personali sono raccolti direttamente presso di voi o generati nell’ambito dell’utilizzo dei nostri servizi, prodotti e canali, comprese le applicazioni mobili. Talvolta sono necessarie informazioni aggiuntive al fine di aggiornare o verificare i dati raccolti. In alcuni casi raccogliamo e trattiamo anche i dati personali di persone associate a voi, ad esempio dipendenti, titolari effettivi, membri del consiglio, firmatari, rappresentanti legali e persone che sono in contatto con NAM in relazione a operazioni di negoziazione, nonché di altre persone con cui interagiamo e collaboriamo.
1.1 Tipi di dati personali raccolti
Le categorie di dati personali da noi raccolti e utilizzati sono elencate di seguito, insieme ad alcuni esempi dei tipi di dati personali che rientrano in ciascuna categoria. Si noti che l’elenco di esempi non è esaustivo. Il tipo di dati personali che raccogliamo dipende dal prodotto o dal servizio che forniamo al cliente.
- Dati identificativi e informazioni di contatto, quali nome, indirizzo e-mail, indirizzo postale, numero di telefono, preferenze in fatto di corrispondenza/incontri, paese di residenza e domicilio fiscale, cittadinanza/nazionalità, data di nascita, sesso, lingue parlate, codice univoco di identificazione rilasciato dallo Stato, compreso il numero di identificazione nazionale, numero di passaporto, copia del documento di identità, fotografia, luogo di nascita, titolo preferito.
- Dati personali sensibili come le opinioni politiche indirette per le persone politicamente esposte
(PEP) raccolte nell’ambito della documentazione antiriciclaggio. - Dati di terzi quali rappresentanti autorizzati, nome, informazioni sui beneficiari, consulenti esterni.
- Dati relativi agli identificatori interni di Nordea, come il collegamento al conto, il numero cliente, le informazioni sul contratto tra entità Nordea, intermediari e persone fisiche, i codici hash, il responsabile della relazione.
- Dati normativi come i dati personali e familiari raccolti a scopo di antiriciclaggio, i controlli sulle persone politicamente esposte, la prevenzione dell’insider trading, lo stato di approvazione in materia di compliance e le informazioni sui conflitti di interesse.
- Dati di marketing e comunicazione: preferenze di marketing e comunicazione
- Dati di monitoraggio, quali registrazioni di telefonate e telecamere a circuito chiuso, nella misura consentita dalla legge vigente.
- Dati finanziari come il rating di credito, la documentazione a supporto dello status di investitore, lo status occupazionale, la storia finanziaria, le coordinate del conto bancario, le preferenze, le restrizioni e gli obiettivi d’investimento, lo status/classificazione dell’investitore, il patrimonio netto e il reddito stimato, il background professionale e accademico, i profili di rischio, i codici fiscali/codici identificativi della classificazione, le coordinate dei conti di terzi/di custodia
- Dati relativi alle operazioni, come i codici identificativi dell’intermediario e del settore, le informazioni sugli investimenti e sui relativi beneficiari, i dettagli sul prodotto e le informazioni e i codici identificativi delle operazioni
- Dati tecnici come il nome della versione del sistema operativo, il modello del processore, la lingua del telefono cellulare/tablet. Per altri dati che potrebbero essere raccolti tramite cookie si prega di consultare la Politica sui cookie accessibile dal piè di pagina delle nostre pagine web.
1.2 Le fonti da cui raccogliamo i vostri dati personali
1.3 Registrazione di conversazioni telefoniche, riunioni online e archiviazione di conversazioni in chat
1.4 Videosorveglianza
Per motivi di sicurezza, compresa la prevenzione dei reati, potremmo avere telecamere installate nei nostri uffici. Nelle sedi NAM, la videosorveglianza è parte integrante del nostro sistema di sicurezza sul lavoro. Le aree videosorvegliate sono segnalate con apposito cartello. Lo scopo della videosorveglianza è prevenire e indagare su eventuali reati e aumentare la sicurezza di clienti e dipendenti. Si tratta di una misura necessaria per perseguire il nostro legittimo interesse di prevenire e indagare su eventuali reati. In caso di sospetto di reato, trattiamo i dati personali per poter stabilire, far valere o difendere azioni legali. Il materiale registrato può essere condiviso con le autorità se ciò è necessario ai fini di un’indagine penale.
2. Come utilizziamo i vostri dati personali e qual è la base giuridica del trattamento
Utilizziamo e trattiamo i vostri dati personali per adempiere agli obblighi di legge e alle finalità descritte di seguito.
2.1 Stipula dei contratti
Uno dei motivi alla base del trattamento dei dati personali è la raccolta e la verifica dei dati prima della formulazione di un’offerta e della stipula di un contratto con voi. I dati personali sono trattati anche per documentare e completare le mansioni necessarie al fine di adempiere ai nostri obblighi contrattuali nei vostri confronti, ad esempio per fornirvi e prestarvi i nostri prodotti e servizi.
Esempi di attività necessarie alla stipula di un contratto con voi:
- Raccolta di informazioni necessarie per verificare la vostra identità al fine di fornirvi i nostri prodotti e servizi
- Raccolta delle vostre informazioni di contatto per fornirvi un servizio di assistenza durante il periodo di validità del contratto, compresi customer care, amministrazione clienti e comunicazione
2.2 Obblighi di legge
Trattiamo i dati personali principalmente per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalle decisioni delle autorità nei paesi in cui si trovano le nostre sedi.
Esempi di trattamento per obblighi di legge:
- Requisiti di conoscenza del cliente (“Know Your Customer”)
Prevenzione, individuazione e indagini su riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo e frode
Verifica dell’assoggettamento a sanzioni - Norme contabili
- Segnalazione alle autorità fiscali, autorità di polizia, autorità giudiziarie, autorità di vigilanza
- Redazione e aggiornamento di contratti, documentazione dei fondi e documenti relativi alla governance aziendale
- Altri obblighi derivanti da leggi specifiche relative a determinati prodotti e servizi, ad esempio titoli o fondi
2.3 Interesse legittimo
Utilizziamo i vostri dati personali laddove necessario per perseguire i nostri interessi legittimi, a condizione che tali interessi non prevalgano sui vostri interessi o sui vostri diritti e libertà fondamentali.
Esempi di trattamento basato su interessi legittimi:
- Gestione dei rapporti e dei fornitori. Raccogliamo e utilizziamo i dati personali per la supervisione continua, la gestione dei rapporti e l’interazione con voi
- Adempimento degli obblighi di legge, ad esempio in materia di regolamentazione finanziaria e fiscale. Ad esempio, possiamo raccogliere e utilizzare le vostre informazioni di contatto per predisporre le fatture da inviare alla vostra società
- Decisioni di portafoglio. Utilizziamo i dati personali per documentare l’esecuzione delle decisioni di portafoglio (ad esempio, rimborsi, sottoscrizioni o linee guida di investimento) per conto dei clienti pertinenti
- Decisioni d’investimento. Nell’assunzione di decisioni di investimento, trattiamo dati personali come le informazioni di contatto ogni volta che reperiamo da voi ricerche in qualità di broker esterni
- Operazioni societarie. Nell’ambito della gestione, dell’attuazione e del perseguimento di operazioni societarie, trattiamo i dati personali allo scopo di impartire istruzioni alle banche depositarie
- Negoziazione di titoli. Trattiamo dati personali allo scopo di negoziare e regolare la compravendita di titoli
- Test dei sistemi. In un numero limitato di casi possiamo utilizzare dati personali per il test e lo sviluppo dei sistemi. Il processo di test è per sua natura limitato ai principali elementi identificativi necessari a eseguire i test, mentre tutte le altre informazioni personali, direttamente o indirettamente identificabili, vengono nascoste.
2.4 Consenso
Potrebbero verificarsi situazioni in cui vi chiederemo il consenso al trattamento dei vostri dati personali. Al momento della richiesta del consenso vi saranno fornite informazioni in merito alla finalità, all’attività di trattamento, ai tipi di dati personali e al vostro diritto di revoca del consenso. Il consenso al trattamento dei dati personali può essere revocato in qualsiasi momento.
3. A chi divulghiamo i vostri dati personali
Possiamo condividere i vostri dati personali con altri soggetti per adempiere agli obblighi di legge e per eseguire i contratti e i servizi che abbiamo stipulato con voi. Possiamo condividere i vostri dati personali con altri soggetti, quali autorità pubbliche, entità NAM, società del Gruppo Nordea, fornitori, prestatori di servizi e partner commerciali. Prima di effettuare tale condivisione, ci assicureremo sempre di rispettare gli obblighi di riservatezza relativi al settore finanziario pertinenti e di attenerci alle norme applicabili sulla protezione dei dati personali.
Per fornirvi i nostri servizi, possiamo condividere dati relativi ai vostri dati necessari alla vostra identificazione e all’esecuzione di un incarico o di un contratto con le società con cui collaboriamo. Ciò comprende, a mero titolo esemplificativo, l’invio alle banche depositarie di istruzioni su specifici conti di custodia, la negoziazione e il regolamento dei titoli, la riconciliazione dei conti di cassa dei servizi di distribuzione, la fatturazione e la rendicontazione, il monitoraggio dei saldi e i pagamenti.
Possiamo inoltre divulgare i dati personali alle autorità nel rispetto degli obblighi di legge a cui siamo soggetti. Ciò comprende, a mero titolo esemplificativo, la facilitazione dei recuperi e la rendicontazione finanziaria.
Divulghiamo i vostri dati personali a:
•Autorità: possiamo divulgare i dati personali alle autorità nel rispetto degli obblighi di legge a cui siamo soggetti. Tali autorità comprendono le autorità fiscali, le autorità di polizia, le autorità giudiziarie e le autorità di vigilanza nei paesi pertinenti.
• Entità NAM e Società del Gruppo Nordea: con il vostro consenso o se permesso dalla
legislazione vigente, possiamo divulgare i dati personali all’interno del Gruppo Nordea.
• Partner commerciali esterni: con il vostro consenso o se permesso dalla legislazione vigente, possiamo divulgare i dati personali a partner commerciali esterni. Questi comprendono, ad esempio, banche corrispondenti e banche depositarie.
• Fornitori: il Gruppo Nordea ha stipulato con fornitori selezionati contratti che prevedono il trattamento dei dati personali per nostro conto. È questo il caso, ad esempio dei fornitori di servizi di sviluppo, manutenzione, hosting e assistenza IT.
3.1 Trasferimento internazionale e trasferimento a prestatori di servizi
Nella prestazione dei nostri servizi e nel corso della gestione della nostra attività, possiamo trasferire i dati personali a entità sopra citate aventi sede in paesi terzi (non appartenenti allo Spazio economico europeo) che potrebbero non avere lo stesso livello di riservatezza e norme altrettanto rigorose in
materia di protezione dei dati. Tali trasferimenti possono essere effettuati in presenza di una delle seguenti condizioni:
- qualora la Commissione europea abbia accertato un adeguato livello di protezione nel paese in questione
- qualora si utilizzino le clausole contrattuali standard (clausole contrattuali tipo dell’UE)
approvate dalla Commissione europea. Una copia delle clausole contrattuali tipo dell’UE per i
trasferimenti può essere consultata visitando il sito EUR-LEX o eur-lex.europa.eu ed effettuando una ricerca con il codice 32021D0914 - qualora esistano eccezioni in casi speciali, come l’esecuzione di un contratto o il vostro consenso a uno specifico trasferimento.
3.2 Riunioni e webinar
NAM si avvale di fornitori esterni per organizzare riunioni e webinar. Quando partecipate a riunioni o webinar, i vostri dati personali sono raccolti direttamente dal fornitore esterno, che diventa il titolare del trattamento dei dati. Le informazioni sui dati personali raccolti dai fornitori esterni, sulle finalità, sull’utilizzo, sull’archiviazione e altro ancora sono contenute nell’informativa sulla privacy dei fornitori esterni o nell’avviso sulla privacy disponibile nell’applicazione.
Alcuni fornitori esterni mettono a disposizione e/o archiviano i dati personali negli Stati Uniti e in altri paesi che potrebbero non offrire una protezione equivalente a quella prevista nell’Unione europea o nello Spazio economico europeo. Questo può comportare alcuni rischi, ad esempio l’accesso non autorizzato ai dati personali, comprese le richieste di agenzie governative estere, la raccolta e la conservazione di una quantità eccessiva di dati e l’invio di messaggi commerciali indesiderati.
L’impatto di questi rischi può essere ridotto utilizzando l’applicazione per riunioni o webinar nel modo meno invasivo possibile per i vostri scopi. Si deve evitare di comunicare dati personali sensibili come informazioni sulla salute, dati delle carte di credito e il codice fiscale o il numero di assicurazione sociale. NAM ha configurato le impostazioni di alcune applicazioni per riunioni e webinar in modo che siano meno invasive possibile.
3.3 Sito web esterno e piattaforme di social media
I nostri siti web contengono link a pagine web esterne. Per comunicare con la comunità di NAM utilizziamo anche i social media. Si noti che NAM non è responsabile delle pratiche inerenti alla riservatezza o del contenuto di pagine web e applicazioni esterne. NAM vi invita a leggere tutte le informative sulla privacy di terzi prima di visitare siti esterni o di interagire con noi tramite i social media.
4. Come proteggiamo i vostri dati personali
Garantire la sicurezza dei vostri dati è importante per la nostra attività. Pertanto, adottiamo adeguate misure di sicurezza, tecniche, organizzative e amministrative per proteggere tutte le informazioni in nostro possesso da eventuali perdite e usi impropri e dall’accesso, divulgazione, alterazione e distruzione non autorizzati.
5. Quali sono i vostri diritti in materia di privacy
Per quanto concerne i vostri dati personali in nostro possesso, potete esercitare i diritti che seguono.
a) Diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali
Avete il diritto di accedere ai vostri dati personali in nostro possesso. Il vostro diritto di accesso può tuttavia essere limitato dalla legge, dalla necessità di tutelare la privacy di altre persone e dalla considerazione del concetto di business e delle pratiche commerciali di NAM. Il vostro diritto di accesso può essere altresì limitato dal know-how, dai segreti aziendali e dalle valutazioni e dal materiale interno di NAM.
b) Diritto di richiedere la correzione di dati errati o incompleti
Se i vostri dati in nostro possesso sono errati o incompleti, avete il diritto di richiederne la correzione entro i limiti previsti dalla legge.
c) Diritto di richiedere la cancellazione
Avete il diritto di richiedere la cancellazione dei vostri dati nei casi che seguono:
- Qualora ritiriate il consenso al trattamento dei dati e non sussista altro motivo legittimo per il trattamento
- Qualora vi opponiate al trattamento dei dati e non sussista altra giustificazione per proseguire il trattamento
- Qualora vi opponiate al trattamento per finalità di marketing diretto
- Qualora il trattamento sia illegale
- Qualora il trattamento riguardi dati personali di minori, raccolti durante la fornitura di servizidi società dell’informazione
In conformità alla normativa vigente in materia finanziaria, in molti casi siamo obbligati a conservare i vostri dati personali per l’intera durata del nostro rapporto commerciale e oltre, ad esempio per ottemperare agli obblighi di legge o qualora il trattamento sia necessario per risolvere controversie legali.
d) Diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali
Qualora contestiate la correttezza dei vostri dati personali in nostro possesso o la legittimità del trattamento, o qualora vi siate opposti al trattamento dei dati conformemente al diritto di opposizione, potete richiederci di limitare il trattamento di tali dati. In tal caso, il trattamento sarà limitato alla sola archiviazione fino a quando non sarà possibile stabilire la correttezza dei dati o verificare se i nostri interessi legittimi prevalgono sui vostri.
Qualora abbiate il diritto di richiedere la cancellazione dei vostri dati personali in nostro possesso, ma tali dati sono necessari per difendere un diritto in sede giudiziaria, potete comunque chiederci di limitarne il trattamento alla sola archiviazione, nel caso vogliate conservare i dati.
Anche laddove il trattamento dei vostri dati è stato limitato come sopra descritto, possiamo trattare i vostri dati personali in altri modi ove necessario per far valere un diritto in sede giudiziaria o qualora abbiate accordato il vostro consenso.
e) Diritto di opporsi al trattamento basato sul nostro interesse legittimo
Potete opporvi al trattamento dei vostri dati personali basato sull’interesse legittimo di NAM, compresi il marketing diretto e la profilazione effettuata a tale scopo.
f) Diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso in precedenza accordato
Laddove la base giuridica di una specifica attività di trattamento è il vostro consenso, avete il diritto di revocarlo in qualsiasi momento. Al momento della richiesta del consenso da parte di NAM vi saranno fornite informazioni in merito al vostro diritto di revoca.
g) Diritto alla portabilità dei dati
Avete il diritto di ricevere i dati personali che ci avete fornito in un formato leggibile da un dispositivo automatico. Questo diritto si applica ai dati personali trattati esclusivamente con mezzi automatizzati e sulla base del vostro consenso o dell’esecuzione di un contratto. Se sicuro e tecnicamente fattibile, i dati personali possono essere da noi trasmessi a un altro titolare del trattamento.
La richiesta di esercitare i diritti di cui sopra sarà valutata in base alle circostanze del singolo caso. Si noti che possiamo anche conservare e utilizzare i vostri dati personali, se necessario, per adempiere agli obblighi di legge, risolvere eventuali controversie e applicare i nostri contratti.
6. Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali
I vostri dati personali saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e trattati o per il periodo previsto dalle leggi e dai regolamenti vigenti.
Ciò significa che i vostri dati sono conservati per il tempo necessario all’esecuzione di un contratto e per quello richiesto dagli obblighi di conservazione previsti da leggi e regolamenti. Laddove i dati sono conservati per altri scopi – ad esempio misure anti-riciclaggio, contabilità, requisiti imposti dalla normativa finanziaria – provvederemo a conservare i dati solo se necessario e/o richiesto da leggi e regolamenti per i rispettivi scopi.
Gli obblighi di conservazione dei dati differiscono all’interno di NAM, a seconda della legislazione vigente a livello locale.
Esempi di tempi di conservazione:
- Prevenzione e individuazione di riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo e frodi: conservazione delle informazioni necessarie alla conoscenza del cliente (Know Your Customer, KYC) per un minimo di cinque anni dopo la cessazione dei rapporti commerciali o l’esecuzione della singola operazione
- Regolamenti applicabili a specifici prodotti e servizi, come le norme in materia di mercati dei titoli: conservazione delle informazioni finanziarie per dieci anni dopo la cessazione del rapporto con il cliente
- Regolamenti contabili: conservazione delle informazioni obbligatorie per legge per un massimo di dieci anni
- Informazioni sull’esecuzione di un contratto: conservazione delle informazioni relative al vostro contratto con noi per un massimo di dieci anni dopo la fine del rapporto con il cliente
- Reporting al cliente: conservazione delle informazioni di contatto per cinque anni a partire dalla fine dell’anno del reporting
- Informazioni inerenti alla gestione dei rapporti con il cliente (CRM): le informazioni archiviate nel nostro sistema CRM vengono conservate per un periodo massimo di 2 settimane dopo la fine del rapporto commerciale.
7. Come contattare noi o l'autorità di protezione dei dati
7.1 Contattare il Responsabile della protezione dei dati
Se avete domande relative all’Informativa sulla privacy, siete insoddisfatti delle modalità di trattamento dei vostri dati personali o se volete esercitare i vostri diritti individuali (come descritto nella sezione 6), potete rivolgervi direttamente all’ufficio del Responsabile della protezione dei dati di NAM inviando un messaggio a [email protected] o una lettera a: Nordea Asset Management, Data Protection Office, Nicolai Eigtveds Gade 8, 1402 Copenhagen K, Danimarca.
7.2 Presentazione di un reclamo all'autorità di protezione dei dati
È possibile anche presentare un reclamo o contattare l’autorità di protezione dei dati in qualsiasi paese in cui sono forniti i nostri prodotti e servizi.
8. Come viene modificata la presente Informativa sulla privacy
Siamo costantemente impegnati a migliorare e sviluppare i nostri servizi, prodotti e siti web. Di conseguenza, la presente Informativa sulla privacy potrebbe essere di volta in volta modificata. Sarete avvisati di eventuali modifiche significative dell’Informativa sulla privacy se richiesto dalla normativa vigente.
9. Chi sono i titolari del trattamento dei dati in NAM
All’interno di NAM il titolare del trattamento dei dati è la persona giuridica con cui avete un rapporto commerciale. L’elenco che segue contiene informazioni in merito a titolari del trattamento dei dati per paese, compresi i relativi recapiti.
Lussemburgo: Nordea Investment Funds S.A. 562 Rue de Neudorf, L-2220 Luxembourg
Svezia: Nordea Investment Management AB M 540
SE-105 71 Stockholm / Nordea Asset Management Alternative Investments AB M540
SE-105 71 Stockholm
Danimarca: Nordea Investment Management AB, Danmark Filial af Nordea Investment Management AB, Sverige Nicolai Eigtveds Gade 8, DK
1402 Copenhagen K
Finlandia: Nordea Investment Management AB, Finnish branch Satamaradankatu 5
00020 Nordea
Norvegia: Nordea Investment Management AB, NUF filial Olav Kyrres gate 22
5014 BERGEN
Germania: Nordea Investment Management AB, German Branch Hauptstrasse 15 D-61462 Königstein im Taunus
Svizzera: Nordea Asset Management Schweiz GmbH Seefeldstrasse 104, 8008 Zurich
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Per le versioni in altre lingue, consultare il sito web locale.